SmartNexus 개발에서 가장 먼저 해결하고 싶었던 문제는 BizBuySell과 BizBen을 통해 들어오는 바이어 리드를 빠짐없이 정리하는 일이었습니다. 새로운 리드가 생길 때마다 이메일이나 각 플랫폼의 리드 페이지를 확인하고, 연락처와 관심 리스팅을 기록하는 작업은 단순해 보이지만 리스팅이 늘어날수록 많은 시간을 차지했습니다.
Google Sheets로 시작한 비즈니스 브로커 리드 관리
처음에는 모든 리드를 Google Sheets에 직접 입력해 관리했습니다. 구조가 단순하고 원하는 항목을 자유롭게 추가할 수 있다는 장점이 있었지만, 이메일을 확인한 뒤 같은 정보를 다시 시트에 옮겨야 했습니다. 리드가 몰리는 날에는 입력이 늦어지거나 일부 정보가 빠질 가능성도 있었습니다.
Google Sheets를 사용하면서 한 번 리드로 들어온 연락처는 곧바로 컨택리스트에도 추가했습니다. 덕분에 이후 그 사람이 전화하면 어떤 리스팅을 통해 문의했던 바이어인지 바로 확인할 수 있었습니다. 단순한 기록을 넘어, 전화 응대 시 기존 문의 이력과 관심 리스팅을 빠르게 파악하는 데 유용했습니다.
두 번째 단계에서는 Google Apps Script를 이용했습니다. Gmail로 들어오는 BizBuySell과 BizBen의 리드 알림 이메일을 찾아 이름, 이메일, 전화번호와 문의 내용을 추출한 뒤 기존 Google Sheets에 자동으로 추가하도록 만들었습니다. 여러 번의 수정과 테스트를 거친 후에는 새로운 리드가 오류 없이 시트에 들어오기 시작했습니다.
당시에는 리스팅별로 각각 다른 시트에 자동 분류하는 기능까지 구현하지 않았습니다. 하나의 시트에 모인 리드를 수동으로 구분했지만, 이메일에서 정보를 복사해 입력하는 과정이 사라진 것만으로도 상당한 시간을 절약할 수 있었습니다.
리드 자동 수집만으로 해결되지 않았던 업무
Laundromat처럼 문의가 많은 리스팅을 두 개 이상 동시에 관리하면 문제는 다시 커졌습니다. NDA 발송 여부, 전자서명 완료 여부, OM 발송 여부를 시트에서 일일이 표시해야 했고, 서로 다른 리스팅의 리드가 섞이지 않도록 계속 확인해야 했습니다.
후속 연락도 수작업이었습니다. 일정 시간이 지난 리드를 찾으려면 시트에서 마지막 연락 시간을 확인한 뒤 다시 이메일을 보내야 했습니다. 특정 리스팅의 바이어들에게 새로운 안내를 브로드캐스트하려면 대상 리드만 별도의 시트로 옮겨 또 다른 작업을 해야 했습니다. 자동 수집은 시간을 절약해 주었지만 리드의 다음 단계까지 연결해 주지는 못했습니다.
SmartNexus는 이메일 리드를 어떻게 자동화하는가?
그래서 SmartNexus의 첫 번째 개발 목표를 이메일 리드 자동 수집과 리스팅 연결로 정했습니다. 시스템이 각 플랫폼에서 보낸 이메일을 확인하고 필요한 정보를 추출한 뒤, 어떤 리스팅에 관한 문의인지 판단하여 해당 리스팅과 연결하고 데이터베이스에 저장하도록 설계했습니다.
중요하게 고려한 부분은 이메일 형식의 변경이었습니다. BizBuySell이나 BizBen이 언제든 알림 이메일의 제목이나 본문 구조를 바꿀 수 있기 때문입니다. 이메일에 리드로 보이는 정보가 포함되어 있지만 시스템이 정상적으로 인식하지 못하면 단순히 건너뛰는 대신, 이메일 포맷이 변경되었을 가능성을 알리는 경고를 생성하도록 했습니다.
자동화에서 실패 감지가 중요한 이유
리드 자동화는 성공한 데이터만 저장하는 것으로 충분하지 않습니다. 인식하지 못한 이메일을 빠르게 발견하지 못하면 중요한 바이어 문의가 누락될 수 있습니다. SmartNexus는 리드를 자동으로 수집하는 기능과 함께 예상하지 못한 형식을 감지하고 운영자에게 알리는 안전장치를 갖추는 것을 첫 단계의 핵심으로 삼았습니다.
Google Sheets와 Apps Script로 시작한 작은 자동화 경험은 SmartNexus의 방향을 정하는 기반이 되었습니다. 다음 단계에서는 저장된 리드를 기준으로 NDA 발송, 서명 확인, OM 전달과 후속 연락을 하나의 업무 흐름으로 연결해 나갈 예정입니다.